Ponieważ poprzedni artykuł o komunikacji cieszył się wyjątkowym zainteresowaniem, postanowiliśmy zgłębić temat. Dowiedz się, co jeszcze warto wiedzieć w temacie komunikacji!
Z poniższego poradnika mogą korzystać zarówno wszyscy freelancerzy, jak i zleceniodawcy w relacji z podwykonawcami lub potencjalnymi partnerami biznesowymi – to zbiór przydatnych wskazówek, jak najlepiej komunikować się z tymi, z którymi współpracujemy.
Określ odbiorcę
To pierwsza i najważniejsza rzecz – określenie, do kogo będzie skierowana treść twojego komunikatu. Czy to jest prezes firmy, czy podwładny? Profesor uczelni czy pani obsługująca w sklepie? Jedno obowiązuje zawsze – kultura osobista. Tym niemniej treść i forma powinna być dopasowana – np. w niektórych instytucjach w formie listownej stosuje się ściśle określone zasady konstruowania listu. Bez tego może nawet nie wylądować na biurku osoby, do której chcesz napisać!
Dopasuj treść komunikatu
Aby to uczynić, określ relację, jaka łączy cię z odbiorcą komunikatu i wtedy dopasuj język i formy grzecznościowe. Przykładowo:
1. relacja pionowa, odbiorca jest wyżej – forma grzecznościowa Pan/Pani jest wymagana, chyba że odbiorca wyraźnie poprosi inaczej; wskazane jest użycie bardziej formalnego języka (bez kolokwializmów), skupianie się na konkretach oraz zajmowanie czasu odbiorcy tylko w takim zakresie, jaki jest wymagany do osiągnięcia zamierzonego celu (np. dogadanie warunków umowy);
2. relacja pozioma, np. potencjalny partner biznesowy – forma Pan/Pani jest tu rzadziej używana, najczęściej tylko na początku znajomości, później zwyczajowo mówi się sobie po imieniu; tu panują mniej sztywne ramy odnośnie doboru słownictwa i formy, jednak należy pamiętać, że partnerzy nie muszą nawiązywać przyjacielskiej relacji – dlatego wskazane jest dopasowanie formy do tego, jak wypowiada się nasz odbiorca (jeśli jest formalny – pozostańmy formalni, jeśli bardziej kolokwialny – my też możemy sobie na to pozwolić itp.);
3. relacja pionowa, ty jesteś szefem – forma Pan/Pani jest najrzadziej używana, chyba że w oficjalnych instytucjach publicznych; język jest najbardziej swobodny, choć dużo zależy od kultury organizacji.
Śledź trendy
Jeszcze dekadę lub dwie temu było nie do pomyślenia, żeby nie użyć formy Pan/Pani – chyba że gawędziło się z dzieckiem lub nastolatkiem. Jednak komunikacja zmienia się wyjątkowo dynamicznie, zwłaszcza w ramach nowych mediów. Dziś nikogo już nie dziwi, że np. na portalach typu Linkedin (gdzie można nawiązywać kontakty biznesowe) lepiej widziane jest pisanie po imieniu, a forma Pan/Pani schodzi do lamusa – co więcej, osoba, która upiera się, żeby mówić do niej tą formą, odbierana jest raczej jako pozbawiona dystansu do siebie i nie robi dobrego wrażenia.
Nie dziwi przechodzenie na formy imienne w social media, gdy się przyjrzeć pochodzeniu większości portali – w języku angielskim występuje tylko “you”, a formę grzecznościową stosuje się co najwyżej na początku listu (dziś najczęściej: oficjalnego maila). Dlatego wchłonęliśmy zwyczajowe mówienie per “ty”, nawet jeśli z naszym rozmówcą jesteśmy w relacji pionowej. Z tego powodu też powyższe zasady można nagiąć, jeśli chodzi o socialmediowe środowisko.
Być może dla wielu ten krótki poradnik wyda się banalny – jednak życie pokazuje, że tak naprawdę niewielu stosuje te zasady na co dzień. Jednak nie ma takiej umiejętności, której nie da się nauczyć – dlatego należy ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć!
jm/ fot. pexels.com