To przedziwne, że w czasach, w których mamy powszechny dostęp do informacji, ba – cała wiedza ludzkości dostępna jest w małym prostokąciku w twojej kieszeni, kiedy w końcu możemy kontaktować się bez ograniczeń z większością ludzi na świecie, nasze umiejętności komunikacyjne wcale się nie polepszają.

Właśnie ta powszechność informacji paradoksalnie sprawia, że idzie nam co raz gorzej w zakresie komunikacji z drugim człowiekiem – ludzi jest dużo, informacji również, nauczyliśmy się żyć „na skróty” i nawet potencjalnych partnerów wybierać/odrzucać jednym ruchem kciuka. Nic dziwnego, że nasze umiejętności komunikacyjne zaczynają zanikać. A to właśnie one sprawiają, że czujemy się dobrze z drugim człowiekiem – nawet w relacji zawodowej.

 

Po pierwsze – żadnych pytań retorycznych

„Czy pan myśli, że mam cztery ręce?”, „Czy pan oczekuje, że będę non-stop dostępny?”, „Czy pan ma mnie za idiotę?” – nie, nie i jeszcze raz nie! Podstawą zdrowej komunikacji jest unikanie pytań zaczepnych, ponieważ generują potencjalne konflikty. Chcesz być profesjonalny – natychmiast wyrzuć je ze swojego słownika. Pytania są dopuszczalne TYLKO jako pytania uszczegóławiające, dotyczące zleconej pracy. „Czy decyduje się pan na kolorystkę niebieską czy czerwoną?” – tak, „czy mam sam decydować, skoro się pan nie odzywa?” – nie. Widzicie różnicę.

 

Po drugie – konkret

Na samym początku ustalcie, w jakich godzinach możecie się kontaktować i po jakim czasie możecie spodziewać się odpowiedzi. Klient może np. odpisywać tylko pomiędzy 9.00-17.00, bo wtedy siedzi w pracy, a w domu chce odpocząć, podczas gdy freelancer ma w zwyczaju pracować 12.00-21.00. Klient może kontaktować się ze skrzynki, z której korzysta relatywnie rzadko i nie mieć w zwyczaju często jej sprawdzać, co dodatkowo opóźnia zlecenia. Dlatego zawsze pomocne jest określanie ram czasowych w stylu „wyślę projekt dziś do północy, będę wdzięczny za feedback jutro do 15.00”. To pomoże ułożyć obowiązki obydwu ze stron.
W mailach staraj się precyzyjnie określać, czego potrzebujesz (zleceniodawco) i dokładnie raportować stan prac (freelancerze). Tak zwane „wodolejstwo” sprawdzało się w wypracowaniach z polskiego w podstawówce, jednak w kontakcie zawodowym zamazuje przekaz.

 

Po trzecie – metoda „czarno na białym”

A propos kontaktu mailowego, każda ze stron ma prawo go wymagać – tylko kontakt mailowy gwarantuje sprawną i czystą komunikację. Fakt, niektórzy lubią dzwonić i rozmawiać na żywo – zawsze jednak po takim kontakcie powinna nastąpić wymiana wiadomości, w której jedna z osób spisze warunki, jakie pojawiły się w trakcie rozmowy telefonicznej i upewni się, czy dokładnie o to chodziło. A na co to komu? A na to, żeby uniknąć klasycznego „ja nic takiego nie mówiłem, pan coś zmyśla!” lub zwyczajnego niezapamiętania ustaleń i/lub pominięcia ważnego aspektu umowy.
Poza tym, w najgorszym przypadku, to właśnie maile są wiarygodniejszym dowodem w sprawie prawnej niż rozmowy telefoniczne, podczas których można jedynie wykazać, że „ktoś do kogoś” dzwonił.

 

Po czwarte – szczerość

Coś przerasta twoje możliwości, freelancerze? Nie stać cię na rozbudowę pomysłu freelancera, zleceniodawco? Musicie mówić wprost. Nie warto kombinować, przeciągać terminów, udawać, że czegoś się nie przeczytało lub ups!, zapomniałem. Wiadomo, że każdy chce wypaść dobrze w oczach drugiej osoby – i właśnie dlatego szczere przyznanie się, że czegoś się nie da, będzie punktowało lepiej niż gorączkowa kombinatoryka stosowana i przesuwanie deadline’ów (w przypadku freelancera) lub co gorsza – miganie się od zapłaty pod pretekstem „bo miało być lepiej”, gdy tak naprawdę chodzi o brak dodatkowych środków na projekt (w wersji dla zleceniodawcy).

 

Po piąte… kultura języka

Tak, to niedoceniany aspekt, ale bardzo rzutuje na komunikację pomiędzy stronami. Sprawdź swoje komunikaty pod względem merytorycznym i językowym – tekst powinien być spójny, logiczny i poprawny. Pomoże ci w tym pierwszy-lepszy edytor tekstowy (nawet darmowe „podróbki” popularnego worda) – wszystkie z nich są wyczulone na błędy ortograficzne. Przecinków również nie należy się bać!

Spokojne podejście do kontrahenta, przepełnione merytorycznymi argumentami i kulturą osobistą jest ważną częścią personal brandingu, o którym wspominaliśmy wcześniej. Warto więc rozwijać swoje umiejętności komunikacyjne – to również oznaka profesjonalizmu.

 

JM/ fot. pexels.com

Font Resize